ミーティングの目的地

あなたが参加するミーティングの目的は？

• 最初から結論が決まっている
• どうせ結論ができない
• ネガティブな議論で終わる
• ポジティブな実現不可の理想議論
• 経営者の公開パワハラの場

などなど、参加する前から到達点がわかっている会議は多いかもしれません。

まったく意見を言わない人、差しさわりのない意見を述べる人、とにかく議論好きな人、ここぞとばかりにイニシアティブを取りたがる人などなど。

とにかく、最終的な結論が分っているミーティングや結論がでない、または出す必要がないことが分っている会議は、参加前からモチベーションは低いに違いがありません。

• とりあえずミーティングしよう

この恐ろし言葉を多用することが多い企業は、あなたの会社だけではありません。

ミーティング目的値は会議の主催者がすでに決めている

会議で一体なにが変わるのか

日常的に実施される会議。

目的は一体何なのかと疑問を持たずに参加することはとてもキケンかもしれません。

• その会議は一体どんな変化をもたらすのでしょうか。

確かに、重要な事案やプロジェクトの場合は、経営陣が集合したり、責任者や担当者が集まって意見を交換したり議論を交わしたり、コンセンサスを得たりするためにとても重要な会合となります。

• 盲目的追従による集団心理の上意下達

しかしながら、この慣習のみがこのままあらゆる企業体質に浸透してしまい、脊髄反射的に会議を実施されてしまうようになっています。

もはや会議をしても時間が勿体なかったり、そもそも会議の目的すら曖昧なまま実施されることが慣習化しているかもしれません。

何回繰り返しても現状維持の会議や社内状況が悪化するだけの会議を何度も見たことがあります。

そもそもが、何かを決定しないため、変化をさせず現状を維持させるためだけの会議もあります。

どうしても避けられない会議に参加するには、その会議のTPOを知ってから業務の一貫として参加することが推奨されるかもしれません。

避けられない会議はTPOで乗り切る

面談の真実と正体

打ち合わせや商談があると、かならず面談の席を何のためらいもなく提案されることに疑問を感じていらっしゃる人は多いかもしれません。

基本的には固定給で雇用されている会社員の方にこの傾向が高いといえるかもしれません。

面談には明確な目的がありますが、それはどちらかのメリットや交渉権の為に要求されることが多いかもしれません。

少し前には商取引の場では、何のためらいもなく面談の都合の良い時間を3つほど提案したりされたりすることが慣例化されていたりしました。

最近はリモートワークやオンラインミーティングなどの普及で、むやみに面談を求める担当者も減っていますが、まだまだ旧来の商取引慣習としての企業文化として残っているメールやメッセージも少なくありません。

当然、面談がまったく不要という理論展開を考えているわけではありませんが、数万円程度の一度だけの発注においても、面談をむやみに希望とする担当者はまだまだいらっしゃるようです。

時にはスポットの数千円の取引についても面談を求める担当者の方もいるので、驚くことがあります。

本当に面談をしないと不安であったり心配なのでしょうか。値段交渉目的などの場合もありますが、ほとんどは有効な面談があるとは感じないことが多いようです。

例えはAmazon決済だけに関しても、当社では年間100万円前後の取引がありますが、面談はもちろんのこと、担当者と通話したこともメールのやり取りをしたことも契約書を取り交わしてハンコを押したこともありません。

もちろんメガ企業で信頼感があるからという前提があるかもしれませんが、いくら契約書を取り交わし面談を重ねたり、信頼があってどれだけ知名度のある企業であっても、契約の反故や相違などのトラブルはまったくないわけではないでしょう。

ここでは面談の不要論ということではなく、まとめての一括決済やサブスクリプション的な定額課金ではないものの、数千円から数万円程度の何十回もの商取引がオンラインのEC取引だけで成立されているという事実です。

さらに面談で色々直接伝えたいという希望は抽象的で曖昧なニュアンスを含む点が多く、結果としては最終的なプライオリティが大きくずれ込んだり頓挫する可能性を高めます。

弊社では原則、よほどの必要性がある場合以外はドキュメントベースでの契約をさせていただいておりますが、コミュニケーションロスも少なく、多くの事業者さまにご満足いただいております。

何よりコミュニケーションコストがかかりすぎる点が、発注者さまにとっても受注者側にとっても、デメリットが多い面談がほとんどであると判断したからです。

面談で一体何を実現できるのか

寿命を縮める打ち合わせ

このように習慣的に実施されてしまう打ち合わせについては、無条件で適応してしまうと一日の貴重な時間の数時間が打ち合わせに割かれてしまうため、貴方は1年間の内1ヵ月以上も打ち合わせをしていたことになるかもしれません。

たとえ健康状態が良好であったとしても、単純計算としても12年で1年前後の年月が打ち合わせに占有され消滅していることになります。

ましてや有意義な打ち合わせであれば良いでしょうが、ほとんどが出口のない打ち合わせだった場合、毎年1ヵ月間前後の日数を形だけの打ち合わせに時間消耗を繰り返していることになるでしょう。

結果として、あなたの寿命は1年ぐらいすぐに消滅してしまうことになり、寿命が縮んでいるといっても言い過ぎではないかもしれません。

避けられない打ち合わせがほとんどかもしれませんが、人生の貴重な時間を守るために打ち合わせに対して認識をあらためておいた方が良いでしょう。

弊社では”飲みにケーション”と呼ばれる一部のセグメント層だけに有効な親和性向上施策に関してもかなり以前から猜疑的でしたが、最近では若い世代を中心にこれらの慣習を回避する傾向が顕著になってきました。

世代が若ければ若いほど、合理的な志向を持ちやすい傾向があるため、不要な打ち合わせについても、わりと近い将来にかなり忌避される業務タスクイベントとして有名になる可能性は高いかもしれません。

打ち合わせで業務時間も吸収されることも注意

無益な打ち合わせ対策

さて、ここまでミーティングや会議などの打ち合わせにおいて、高いリスクやデメリットとなる点を多く紹介させていただいてきましたが、むやみに打ち合わせが不要であるとかムダであるということが趣旨ではありません。

明確に目的がなかったり出口のない議論、感情的な利害が目的なものや決して成立し得ない議論など、最初から不毛な会合であることが分っている打ち合わせになすがまま参加することのリスクが高いわけですから、何等かの対策や対処方法を準備しておかないと極めてリスクが高いことを解説させていただきました。

具体的にできるコトは限られていますが、まずは”ムダな打ち合わせはできるだけ参加したくない”というような同調圧力を醸成していけるような雰囲気づくりから初めてみると良いかもしれません。

明確な合理性のない打ち合わせは基本的に営業担当者や折衝が業務内容に組み込まれている人以外にメリットはありません。製造ライン業務の人は実務業務の時間が割かれてしまうため、実郎時間がより削減されることに繋がります。

普段から重要な会議やミーティング以外は開催されないような雰囲気があると、むやみに会議室に招集されにくくなるかもしれません。

とはいえ、企業や組織で働く場合は事務タスクとしてどうしても避けられない場合があり、顧客からの要望や上長者の業務命令であれば、回避できない場合がほとんどでしょう。

その場合は、打ち合わせ自体を好意的に捉えて、できるだけ短時間で効率的に終わらせるメソッドを準備しておくなどして進行テクニックを上達させていくことが大切です。

もし自身の企業や事業でコントロールすることが可能であれば、最初から打ち合わせというものを行わないようにしておくと良いかもしれません。

さらに経営者であれば、従業員に無益な打ち合わせを繰り返させることで慣れ合いの社内調和や経営者マインドに同調してもらえると考えるかもしれませんが、決してそのような効果や成果はほとんど見込めないことが大半で、打ち合わせグセを付けることで、貴重な事業リソースが慢性的に消失することにつながるでしょう。

ビジネス折衝の面談を数千回体験した方の談話ですが、ある大手企業の担当者は、社内にミーティングスペースが複数あるにも関わらず社外での打ち合わせを希望することがあったそうです。

理由を聞くこともなく、面談を兼ねて息苦しい社内からでて息抜きを兼ねたいため、わざわざ社外のコーヒー店を利用した打ち合わせをしていると心情を吐露されていたということでした。

とにかく合理的に考えてその時間を共有させる本質的な意義を逆算していくと、打ち合わせという行為自体が、思い込みによる情緒的慣習である場合がほとんどであるかもしれません。

ですので、逆説的に言えば情緒的取引が必要であれば面談は必須となりますが、それが不要であるほとんどの取引において打ち合わせが不要であることが明白であるかもしれません。

打ち合わせ対策はしっかりしておくことで事業効率は格段に上がる